บทที่ 3 การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
        ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อมูลดิบ หรือข้อเท็จจริงต่างๆ ที่ใช้ในชีวิตประจำวัน อาจเป็นข้อมูลที่แทนด้วยสัญลักษณ์ต่างๆ ที่แทนปริมาณหรือการกระทำต่างๆ ซึ่งยังไม่ผ่านการกลั่นกรองหรือประมวลผล อาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ ภาพ และเสียง เป็นต้น คุณสมบัติของข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องเชื่อถือได้ ทันต่อความต้องการใช้งาน ตรงตามความต้องการใช้งาน มีปริมาณกะทัดรัด และสามารถตรวจสอบแหล่งที่มาได้

 การประมวลผลข้อมูล ( Data Processing )

สามารถจำแนกวิธีการประมวลผลตามลักษณะเครื่องมือที่ใช้ ได้ 3 วิธี คือ

1. การประมวลผลด้วยมือ ( Manual Data Processing ) เป็นวิธีดั้งเดิม วิธีการประมวลผลไม่ซับซ้อน เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณไม่มาก และไม่เร่งด่วน มีการนำอุปกรณ์ธรรมดามาช่วย เช่น การใช้ลูกคิด กระดาษ ปากกา
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล ( Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลที่อาศัยเครื่องจักรกลมาทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำหรับการประมวลผลด้วยมือ เช่น เครื่องทำบัญชี
3. การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing ) เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ซึ่งนำคอมพิวเตอร์มาใช้ประมวลผล เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก ต้องการความรวดเร็ว ถูกต้อง

• งานที่มีปริมาณมาก
• งานที่ต้องการความรวดเร็ว
• งานที่ต้องการความถูกต้อง
• งานที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล
• งานที่มีความซับซ้อนในการคำนวณ
• งานที่มีขั้นตอนและรูปแบบการทำงานซ้ำๆ

        อิเล็กทรอนิกส์ “หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ
         “อิเล็กทรอนิกส์” คือ โทรศัพท์ แฟกซ์ อีเมล์ อินเทอร์เน็ต ก็ถือว่าเป็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วย เพราะคำว่า “วิธีการทางอิเล็กตรอนนั้น” จะหมายรวมถึงการส่งข้อมูลไปตามสายโทรศัพท์ สายแลน สายไฟเบอร์ หรือแม้แต่การส่งข้อมูลผ่าดาวเทียมก็ล้วนแล้วแต่เป็นการประยุกต์ใช้วิธีทางอิเล็กตรอนทั้งหมด

        ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คือ เรื่องราวหรือข้อเท็จจริง ไม่ว่าจะปรากฏในรูปแบบของ ตัวอักษร ตัวเลข เสียง ภาพ หรือรูปแบบอื่นใดที่สื่อความหมายได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ ที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยน เรื่องราวหรือข้อเท็จจริง ไม่ว่าจะปรากฏในรูปแบบของ ตัวอักษร ตัวเลข เสียง ภาพ หรือรูปแบบอื่นใดที่สื่อความหมายได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรเลข โทรพิมพ์ หรือโทรสาร
        สำหรับคำว่า "ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" นั้น ถ้าเข้าใจกันแบบง่ายๆ ก็หมายถึง ข้อความที่แต่เดิมปรากฏอยู่บนกระดาษซึ่งใช้แสดงเจตนาหรือแสดงผลผูกพันของตัวบุคคล วันดีคืนดี พอมีการพัฒนาเทคโนโลยีให้สามารถแปลงข้อความให้อยู่ในรูปของ "ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" เพราะต้องส่งถึงกันหรือสื่อสารถึงกัน โดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การส่งถึงกันโดยทางอินเทอร์เน็ต หรือโดยทางโทรเลข หรือโดยทางโทรสาร
        แม้กระทั่งทางโทรพิมพ์ที่อาจเป็นวิธีเก่าที่ไม่ค่อยปรากฏให้เห็นกันเท่าไหร่นักในยุคนี้ จึงเป็นที่มาของการผลักดันให้เกิดการยอมรับผลทางกฎหมายของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขึ้น และนั่นหมายถึง การยอมรับความเท่าเทียมกันของข้อความที่อยู่บนกระดาษ ให้เท่าเทียมกับข้อความที่อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนั้น ยังมีหลักการสำคัญอีกประการ ในการยอมรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ให้เท่าเทียมกับลายมือชื่อธรรมดาที่เราๆ ท่านๆ เซ็นลงบนกระดาษ

 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature)

        ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ คือ ข้อความหรือสัญลักษณ์ที่สร้างขึ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้ฟังก์ชันหรือการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ดัดแปลงข้อความ สัญลักษณ์ การระบุตัวบุคคลที่ส่งข้อความ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นฉบับจริงและไม่ถูกแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงใดๆก่อนถึงมือผู้รับ ใช้ตรวจสอบได้และผู้ส่งไม่สามารถปฏิเสธการส่งข้อมูลนั้นได้ "ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์" นั้น ก็ถือได้ว่าเป็น"ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" รูปแบบหนึ่ง โดยอาจเป็นลายมือชื่อที่สร้างขึ้นแบบง่ายๆ เช่น การพิมพ์สัญลักษณ์ต่างๆ ให้แสดงผลทางคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้แทนลายเซ็นของตนเอง หรืออาจเป็นการใช้วิธีการทางเทคโนโลยีที่ยุ่งยากซับซ้อนแต่ทั้งลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือลายมือชื่อธรรมดาที่มนุษย์เป็นผู้เซ็นลงบนกระดาษ ต่างก็มีวัตถุประสงค์ในการใช้เช่นเดียวกัน นั่นคือ เพื่อใช้ยืนยันตัวบุคคลเจ้าของลายมือชื่อนั่นเอง ประเภทแรก สร้างโดยใช้เทคโนโลยีชีวภาพ (Biometrics Technology) เช่น ลายนิ้วมือ ม่านตา ฝ่ามือ เสียงประเภทที่สอง ใช้เทคโนโลยีกุญแจสาธารณะ (Public Key) เรียกว่า ลายมือชื่อดิจิตอล (Digital Signature)
ลักษณะทั่วไปของลายมือชื่อดิจิตอล

1. อยู่ในรูปของตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์เรียงกัน โดยทั่วไปจะไม่แสดงความหมายให้มนุษย์เข้าใจได้
2. ต้องอาศัยซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ในการสร้าง
3. หน้าตาของลายมือชื่อดิจิตอล ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบต่างๆ คือกุญแจส่วนตัวที่ใช้ในการสร้าง วิธีการสร้าง ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ลักษณะทั่วไปของลายมือชื่อดิจิตอล

1. การสร้างกุญแจคู่ (Key Pair) ประกอบด้วย กุญแจส่วนตัว (Private Key) และกุญแจสาธารณะ (Public Key) ในระบบรหัสแบบอสมมาตร (Asymmetric Cryptosystem)
2. กุญแจส่วนตัว (Private Key) ผู้เป็นเจ้าของจะเป็นเพียงผู้เดียวที่รู้ว่ากุญแจของตนมีลักษณะเป็นอย่างไร และต้องเก็บรักษาไว้เป็นความลับ ไม่ควรให้ผู้อื่นล่วงรู้ สามารถสร้างขึ้นมาเองหรือให้ผู้ประกอบการรับรอง (Certificate Authority) เป็นผู้สร้างให้
3. กุญแจสาธารณะ (Public Key) จะต้องเปิดเผยให้บุคคลทั่วไปสามารถตรวจสอบและรู้ได้โดยปกติ ไม่จำเป็นต้องเก็บเป็นความลับ มักจะประกาศอยู่ในระบบเก็บรักษาข้อมูลของผู้ประกอบการเกี่ยวกับลายมือชื่อดิจิตอล

 ผู้ประกอบการรับรอง (Certificate Authority)

        เป็นหน่วยงานที่ให้บริการด้านโครงสร้างพื้นฐานของระบบกุญแจสาธารณะ (Public Key Infrastructure-PKI) ซึ่งช่วยให้สามารถระบุตัวบุคคลได้อย่างสะดวกและมีความน่าเชื่อถือสูง ทำหน้าที่เป็นตัวกกลางในการตรวจสอบและออกใบรับรองให้แก่ผู้อื่น
การใช้ลายมือชื่อดิจิตอล จะมีบุคคลที่เกี่ยวข้องอยู่ 3 ฝ่าย ได้แก่

1. ผู้ส่งข้อมูล
2. ผู้รับข้อมูล
3. ผู้รับรองลายมือชื่อดิจิตอล

ผู้ประกอบการรับรอง ให้บริการใน 3 ด้านใหญ่ๆ ดังนี้

1. บริการเทคโนโลยีเข้ารหัส (Cryptographic Service)
2. บริการที่เกี่ยวข้องกับการออกใบรับรอง (Certification Management Service)
3. บริการเสริม (Ancillary Service)

 การสื่อสารข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Data Communications)

        การสื่อสารข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง กระบวนการถ่ายโอนหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลกันระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยผ่านช่องทางสื่อสาร เช่น อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือคอมพิวเตอร์เป็นตัวกลางในการส่งข้อมูล เพื่อให้ผู้ส่งและผู้รับเกิดความเข้าใจซึ่งกันและกัน

 องค์ประกอบขั้นพื้นฐานของระบบการสื่อสารข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

        องค์ประกอบขั้นพื้นฐานของระบบการสื่อสารข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถจำแนกได้ดังนี้
        1. ผู้ส่งสาร (Sender) หรือ แหล่งกำเนิดข่าวสาร (Source)
        2. ผู้รับสาร (Receiver) หรือ จุดหมายปลายทางข่าวสาร (Target)
        3. สาร ( Message ) ซึ่งในปัจจุบันมักพบเห็นในรูปของสื่อประสม ( multimedia ) ที่อาจมีทั้งลักษณะที่เป็นข้อความตัวอักษร เสียง ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว
        4. สื่อกลาง ( Media )
        5. โปรโตคอล (Protocol) และ ซอฟต์แวร์ (Software ) โปรโตคอล (Protocol) หมายถึง กฎระเบียบมาตรฐาน หรือข้อกำหนด ขั้นตอน ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อให้ผู้รับและผู้ส่งสามารถสื่อการกันได้เข้าใจ ซอฟต์แวร์ ( Software ) หมายถึง โปรแกรมที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร เช่น โปรแกรมรับส่งอีเมล์

 ชนิดของสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์

        1. สัญญาณแบบอนาล็อก (Analog signal) จะเป็นสัญญาณแบบต่อเนื่องที่ทุกๆค่าที่เปลี่ยนแปลงไป ของระดับสัญญาณจะมีความหมาย เช่น สัญญาณเสียงในสายโทรศัพท์ เป็นต้น
        2. สัญญาณแบบดิจิทัล (Digital signal) จะประกอบขึ้นจากระดับสัญญาณเพียง 2 ค่า คือ สัญญาณ ระดับสูงสุด และสัญญาณระดับต่ำสุด ดังนั้นจะมีประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือสูงกว่าแบบอนาล็อก เนื่องจากมีการใช้งานค่าสองค่า เพื่อนำมาตีความหมายเป็น on / off หรือ 0 / 1 เท่านั้น ซึ่งเป็นสัญญาณที่คอมพิวเตอร์ใช้ในการติดต่อสื่อสารกัน

 การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange: EDI)

        การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ EDI เป็นเทคโนโลยีที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการรับ-ส่งเอกสารจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่งโดยส่งผ่านเครือข่าย เช่น โทรศัพท์ สายเคเบิล ดาวเทียม เป็นต้น แทนการส่งเอกสารโดยพนักงานส่งสารหรือไปรษณีย์ ระบบ EDI จะต้องใช้รูปแบบของเอกสารที่เป็นมาตรฐานเพื่อให้หน่วยงานทางธุรกิจหรือองค์กรต่างๆ สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
        สำหรับมาตรฐานของ EDI ในประเทศไทยถูกกำหนดโดยกรมศุลกากร ซึ่งเป็นหน่วยงานแรกที่นำระบบนี้มาใช้งาน คือ มาตรฐาน EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ตัวอย่างของเอกสารที่นำมาใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยระบบ EDI เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น

ที่มา WWW.learners.in.th



การจัดการข้อมูล
ข้อมูล (Data) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของเทคโนโลยีข่าวสาร คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การจัดการและบริหารองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์การอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์การอื่นๆ
การจัดการข้อมูล หมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งานที่รวดเร็วจึงจัดเก็บในลักษณะของฐานข้อมูล
หน่วยของข้อมูล
หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลำดับชั้น  จากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้
-  บิต (bit)  เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1
-  ตัวอักษร (character) กลุ่มข้อบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1 ตัวอักษร
-  เขตข้อมูล (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
-  ระเบียน (record) คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน
-  แฟ้ม  (file)  ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน
-  ฐานข้อมูล (database) กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน
 หน่วยวัดความจุของหน่วยความจำทางคอมพิวเตอร์
8              bits                          =            1              Byte                       : B
1,024      Bytes                     =             1              Kilo Byte             : KB         
1,024      KB                         =             1              Mega Byte           : MB         
1,024      MB                         =             1              Giga Byte            : GB         
1,024      GB                         =             1              Tera Byte             : TB         
หมายเหตุ     Kilo   =   2¹⁰   =   1,024 
วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล
-                   การเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในภายหลัง
-                   การจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-                   การปรับปรุงข้อมูลให้มีความถูกต้องสมบูรณ์อยู่เสมอ
-                   การปกป้องข้อมูล จากการทำลาย ลักลอบใช้ หรือแก้ไขโดยมิชอบ รวมทั้งปกป้องข้อมูลจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดจากวินาศภัยหรือความบกพร่องภายในระบบคอมพิวเตอร์
โครงสร้างข้อมูล
การใช้คอมพิวเตอร์จัดการระบบฐานข้อมูลนั้น ข้อมูลของเอนทิตีต่างๆ จะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้ การเก็บข้อมูลจะทำการเก็บข้อมูลไว้หลายๆ เอนทิตี และเมื่อมีการเรียกใช้อาจนำเอาข้อมูลจากหลายๆ เอนทิตีนั้นมาสัมพันธ์กันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพคือการใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุดและจะต้องเรียกค้นข้อมูลได้ง่าย ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อยซึ่งเรียกว่า เขตข้อมูล (Field) เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็นเรียกว่า ระเบียน (Record) ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างงาของแฟ้มนั้นได้รวมกันในระบบฐานข้อมูลจึงประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลายๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กัน
 การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล
การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบต่างๆ มีลักษณะเฉพาะตัวในการเข้าถึงข้อมูล ดังนี้
-                        แฟ้มลำดับ (Sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มที่ง่ายที่สุด คือ ระเบียนถูกเก็บเรียงต่อเนื่องกันไปตามลำดับของเขตข้อมูลคีย์
-                        แฟ้มสุ่ม (Direct file) ใช้แก้ปัญหาความล่าช้าในการเข้าถึงข้อมูลของแฟ้มลำดับ โดยใช้ฟังก์ชันสุ่มในเขตข้อมูลคีย์เป็นข้อมูลนำเข้าและให้ผลลัพธ์เป็นตำแหน่งที่อยู่ของระเบียน
-                        แฟ้มดรรชนี (Indexed file) คล้ายกับดรรชนีคำศัพท์ที่อยู่ท้ายเล่มหนังสือ ที่ประกอบด้วยคำต่างๆ เรียงตามตัวอักษร โดยจะเก็บค่าของเขตข้อมูลคีย์ทั้งหมดพร้อมด้วยตำแหน่งของระเบียนที่มีค่าเขตข้อมูลคีย์นั้น
-                        แฟ้มลำดับดรรชนี (Indexed sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่แตกต่างจากแฟ้มดรรชนี ซึ่งตัวระเบียนในแฟ้มข้อมูลไม่เรียงตามลำดับ แต่เรียงเฉพาะคีย์ในดรรชนี แฟ้มลำดับดรรชนี มีระเบียนที่เรียงลำดับตามเขตคีย์ข้อมูล และมีดรรชนีบางส่วน
 การจัดการฐานข้อมูล
ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วยังต้องมีชุดคำสั่ง (Software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย การทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้มซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดการกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system) อาจใช้โปรแกรมสำเร็จซึ่งทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่างๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)
ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี การแบ่งประเภทแฟ้ม
 ลักษณะการจัดการฐานข้อมูลที่ดี
เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา วิธีการฐานข้อมูลได้พัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นจากการออกแบบและเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลที่เดียว การจัดการฐานข้อมูลจึงมีหลักการที่สำคัญ คือ
1.  ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2.  กำหนดมาตรฐานข้อมูล
3.  มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล
4.  มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม
5.  รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง
ข้อมูลจาก http://school.obec.go.th/sridonchai/elearning/Detail/unit11.htm


ตัวอย่างการทำแฟ้มข้อมูล

              ตัวอย่างแฟ้มข้อมูล

             

ตัวอย่าง  ความต้องการสารสนเทศรายงานผลการศึกษา

รายงานการศึกษา
ภาคการศึกษาที่  1/25XX                                       วันที่  dd/mm/yy
รหัสนักศึกษา  :  49700012345                                                              วิชาเอก :  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ชื่อนักศึกษา  :     วิน   มีชัย
รหัสวิชา	ชื่อวิชา	อาจารย์	ห้องบรรยาย	เกรด
204201 204308 204216	IS II       (ระบบสารสนเทศ 2) ISM  (การจัดการระบบสารสนเทศ) Media  (การจัดการสื่อ)	พอน           โชค           พอน	B2103 B1128 B2101	A B C

       

จากรายงานที่ต้องการ ข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับแสดงผลรายงาน  จะประกอบด้วย  8 แอททริบิวท์ ได้แก่

        รหัสนักศึกษา, ชื่อนักศึกษา,  วิชาเอก , รหัสวิชา,  ชื่อวิชา, ชื่ออาจารย์, รหัสห้อง, เกรด

แสดงชุดข้อมูล                       

รหัสนักศึกษา	ชื่อนักศึกษา	วิชาเอก	รหัสวิชา	ชื่อวิชา	ชื่ออาจารย์	รหัสห้อง	เกรด
B4870001	หนึ่ง	IC	204201	IS II	พอน	B2103	B
			204216	Media	พอน	B2101	C
B4871239	วิน	MIS	204201	IS II	พอน	B2103	A
			204308	ISM	โชค	B1128	B
			204216	Media	พอน	B2101	C
B4873333	อร	IS	204201	IS II	พอน	B2103	C
			204314	Lib. Auto.	โชค	B1114	A

พิจารณาเค้าร่างข้อมูล ประกอบด้วย เอนทิตีอาจารย์  เอนทิตีนักศึกษา  เอนทิตีวิชา

ความสัมพันธ์ คือ อาจารย์สอน  นักศึกษาลงทะเบียน

การประมวลผลข้อมูล

1.       การประมวลผลด้วยมือ ( Manual Data Processing ) เป็นวิธีดั้งเดิม วิธีการประมวลผลไม่ซับซ้อน เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณไม่มาก และไม่เร่งด่วน มีการนำอุปกรณ์ธรรมดามาช่วย เช่น การใช้ลูกคิด กระดาษ ปากกา

2.       การประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล ( Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลที่อาศัยเครื่องจักรกลมาทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำหรับการประมวลผลด้วยมือ เช่น เครื่องทำบัญชี

3.       การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing ) เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ซึ่งนำคอมพิวเตอร์มาใช้ประมวลผล เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก ต้องการความรวดเร็ว ถูกต้อง

·        งานที่มีปริมาณมาก

·        งานที่ต้องการความรวดเร็ว

·        งานที่ต้องการความถูกต้อง

·        งานที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล

·        งานที่มีความซับซ้อนในการคำนวณ

·        งานที่มีขั้นตอนและรูปแบบการทำงานซ้ำๆ

 สำหรับการประมวลผลด้วยเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ ยังสามารถแบ่งได้เป็น 2 วิธี คือ

การประมวลผลแบบแบทซ์ ( Batch Processing )

เป็นวิธีที่ต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผล วิธีนี้จะไม่มีการโต้ตอบกัน (Interactive) ระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์ จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออฟไลน์ (off-line) เช่น ระบบการคิดดอกเบี้ยทบต้นทุก 3 เดือน หมายถึง หากยังไม่ถึงกำหนด 3 เดือน จะไม่มีการคิดดอกเบี้ยให้ 

ข้อดี
  • เหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณงานมาก แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทันที

• ง่ายต่อการตรวจสอบ ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย

ข้อเสีย

• ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการประมวลผล

• เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล

การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ ( Interactive Processing )

เป็นวิธีที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อคอมพิวเตอร์ระบข้อมูลเข้าสู่ระบบก็จะทำการประมวลผลและให้ผลลัพท์ได้ทันที วิธีนี้ผู้ใช้และคอมพิวเตอร์จะมีการโต้ตอบกัน จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออนไลน์ (on-line)เช่น การถอนเงินจากเครื่องถอนเงินอัตโนมัติ (ATM) เมื่อมีการถอนเงิน ยอดเงินในบัญชีจะมีการเปลี่ยนแปลงทันที

                ข้อดี                       • สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าไปได้ทันที

                 • ข้อมูลที่ได้ทันสมัย

                ข้อเสีย                 • มีโอกาสที่เกิดความผิดพลาดได้

                 • การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยาก